Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp lần thứ tư (cách mạng 4.0), chuyển đổi số (CĐS) là giải pháp không chỉ giúp tăng năng suất, giảm chi phí mà còn mở ra không gian phát triển mới, tạo ra các giá trị mới, ngoài các giá trị truyền thống vốn có của tổ chức. Xét ở bình diện chung, CĐS là “quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số” hoặc ngắn gọn hơn: “chuyển đổi số là chuyển đổi mô hình hoạt động dựa trên công nghệ số, dữ liệu số”.

          Thực chất CĐS là bước phát triển tiếp theo của ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT). Thông thường, việc ứng dụng CNTT không làm thay đổi quy trình đã có hoặc mô hình đã có; khi việc ứng dụng CNTT ở mức cao dẫn đến thay đổi quy trình hoặc mô hình hoạt động thì gọi là CĐS. Rõ ràng, có sự khác nhau giữa ứng dụng CNTT và CĐS. Theo đó, “ứng dụng công nghệ thông tin là số hóa quy trình đã có, theo mô hình hoạt động đã có, để cung cấp dịch vụ đã có; còn chuyển đổi số là số hóa toàn bộ cả một tổ chức, là thay đổi quy trình mới, mô hình tổ chức mới, phương thức cung cấp dịch vụ hoặc cung cấp dịch vụ mới”.

          Trên thực tế, việc xây dựng khái niệm CĐS có thể tiếp cận theo nhiều lĩnh vực, gắn với đặc điểm quản lý của từng loại tổ chức. Ở khía cạnh quản trị doanh nghiệp (DN), CĐS là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một DN, tận dụng các công nghệ để thay đổi căn bản cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng của DN, cũng như tăng tốc các hoạt động kinh doanh. Ở Việt Nam, CĐS thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình DN truyền thống sang DN số bằng cách áp dụng công nghệ mới, như: dữ liệu lớn (Big Data), internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa DN. Theo cách tiếp cận này, CĐS cũng là một sự thay đổi cả về phương thức hoạt động và văn hóa của DN, đòi hỏi các DN phải liên tục thay đổi, thử nghiệm cái mới và sẵn sàng chấp nhận các thất bại để phát triển.

          Ở khía cạnh quản lý nhà nước, bộ máy chính quyền của nhiều quốc gia sau khi nhận ra tầm quan trọng của CĐS trong việc gia tăng hiệu quả hoạt động và bảo đảm an ninh quốc gia, đã lập tức bước vào một “cuộc đua mới” trong việc áp dụng CĐS. Theo đó, CĐS được tiếp cận là “dùng dữ liệu số và công nghệ số để thay đổi trải nghiệm người dùng với các dịch vụ do Nhà nước cung cấp, thay đổi quy trình nghiệp vụ, thay đổi mô hình và phương thức hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước”. Với cách tiếp cận này, khái niệm CĐS được các nhà nghiên cứu, nhà quản lý nhấn mạnh bằng cách phân biệt với khái niệm “số hóa”. Theo đó, số hóa là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thông thường sang hệ thống kỹ thuật số (chẳng hạn như chuyển từ tài liệu dạng giấy sang các file điện tử; chuyển từ phát sóng truyền hình tín hiệu analog sang truyền hình kỹ thuật số…). Trong khi đó, CĐS là khai thác các dữ liệu có được từ quá trình số hóa, sau đó áp dụng các công nghệ để phân tích, biến đổi các dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn. Cho nên, có thể xem số hóa như một phần của quá trình CĐS.

          Như vậy, với nhiều cách tiếp cận nhưng điểm chung để nhận diện về CĐS đó là: sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào các lĩnh vực của một tổ chức; ứng dụng các công nghệ số để thay đổi căn bản cách thức tổ chức, vận hành của một tổ chức; số hóa dữ liệu và khai thác, biến đổi các dữ liệu đó để tạo ra các giá trị mới cho tổ chức.Trên phương diện nghiên cứu, căn cứ đặc điểm của hoạt động quản lý nhà nước, tác giả kế thừa những cách tiếp cận trên khi xây dựng khái niệm CĐS gắn với tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước: “CĐS là việc sử dụng công nghệ số, dữ liệu số nhằm tạo ra các giá trị mới hơn cả ở phương diện tổ chức, hoạt động của cơ quan nhà nước”.